Еженедельное совещание с руководителем по десяти вопросам

Даже если у вас запланирована встреча с клиентом через шесть месяцев, это не означает, что вы полгода ничего не будете делать. У вас есть время на подготовку к этой встрече. И в качестве подготовки каждую неделю вам нужно что-то предпринимать. Тогда в итоге запланированная даже на достаточно отдаленную перспективу встреча будет продуктивной. Это «что-то» и должно найти отражение в вашей текущей работе. Чтобы ничего не забыть и быть продуктивным, мы предлагаем вам еженедельно составлять план работы на следующую неделю.

В таком недельном плане не следует описывать вашу регулярную операционную деятельность. Там стоит отражать только самые важные и принципиальные моменты, которые работают на перспективу. Для составления плана вы можете воспользоваться шаблоном 5-5-3 «Еженедельный план работы». Когда неделя закончится, посмотрите на этот план и ответьте сами себе, что вы сделали, а что нет.

Когда вы будете анализировать выполнение своего плана, ответьте себе на десять вопросов:

1. Какие три самых важных дела вы сделали?
2. Что вы сделали для активации продаж?
3. С кем из клиентов у вас проблемы и почему?
4. Что вы сделали для поиска новых возможностей по продажам?
5. Что вы предприняли для улучшения своих навыков продаж?
6. С кем вы советовались, что и как лучше выполнить?
7. Что вы сделали для поддержания продаж у существующих клиентов?
8. С какими проблемами вы сталкивались и почему?
9. Что вам следует делать по-другому?
10. Какую поддержку и у кого вам целесообразно попросить на следующей неделе?

Приведенные выше вопросы каждую неделю одинаковы. Отличаются только ваши ответы.

Вопросы не зависят от того, что на текущей неделе было запланировано и сделано. Они связаны с тем, как вы выполняете свою работу. К тому же они позволят вам задуматься о том, что можно делать по-другому. Мы надеемся, что такого рода анализ поможет вам провести работу над собой, и это однозначно повысит вашу эффективность и продуктивность. После анализа прошедшего недельного плана напишите новый план на следующую неделю и потом снова его проанализируйте. Это перманентный процесс, который позволит вам постоянно совершенствоваться. А как вы догадываетесь, предела совершенству нет.

Может оказаться, что вы будете не в силах дать себе ответ на какой-то из приведенных десяти вопросов или усомнитесь в правильности своих действий. Возможно, вы зациклились и не знаете, как лучше поступить в том или ином случае или как правильно расставить приоритеты. Чтобы выйти из этого состояния, не стесняйтесь обратиться к вашему непосредственному руководителю.

Предположим, что у вас в компании принято проводить еженедельные встречи один на один со своим непосредственным руководителем. Можем заключить пари, что на такого рода встречах ваш руководитель обязательно задает вам упомянутые выше вопросы. Возможно, не все или в других формулировках. Поэтому прежде, чем идти на регулярную еженедельную встречу со своим непосредственным руководителем, ответьте сами себе на эти десять вопросов.

На встречу возьмите с собой план за прошлую и на следующую неделю. Любому руководителю важно знать не только то, что вы сделали или планируете, но и то, как вы это делали и планируете делать в дальнейшем. Если потребуется, то ваш руководитель обязательно вам подскажет или поправит вас.

Если у вас в компании такого рода регулярные встречи не предусмотрены, то советуем попросить вашего непосредственного руководителя проводить их с вами еженедельно.

Для встреч с руководителем по десяти вопросам и планам рекомендуем тратить 15 минут в неделю. Если ваш руководитель очень разговорчивый, то в крайнем случае можно потратить до 30 минут. Цените свое время и время своего руководителя.

Может оказаться, что во время таких встреч ваш руководитель захочет обсудить с вами какие-то другие проблемы. Попросите его сначала закончить рассмотрение ваших вопросов, а после этого будете готовы ответить на его вопросы. Если на первых встречах у вас не будет получаться уложиться в запланированные 15 минут, то советуем прерывать встречу на полуслове. Скажите, например, что вам пора бежать на переговоры с клиентом. Если вы не прервете затянувшуюся первую встречу, то можете потратить на это час или даже более. И на следующей неделе ваш руководитель будет искать повод, чтобы избежать беседы по теме «10 вопросов», и ваша первая встреча окажется последней.

Регулярные встречи со своим непосредственным руководителем решают еще одну немаловажную задачу. По сути, это те же самые переговоры. Проведение такого рода регулярных встреч является самым простым способом отработки навыков конструктивного ведения переговоров. Если вы будете совершать ошибки при проведении переговоров с клиентом, то можете потерять его. Если вы совершите ошибку при переговорах с вашим руководителем, то он отнесется к этому снисходительно. В отличие от вашего клиента, руководитель может подсказать, как лучше поступать в том или ином случае.

Приведем пример отработки навыков ведения переговоров. Он показывает, как уложиться в запланированное для этого время. Напомним, у вас на встречу с руководителем запланировано 15 минут. Чтобы уложиться в них, очень важно структурировать все то, что вы планируете обсуждать. Для этого в самом начале встречи вам надо четко обрисовать рамки и темы встречи. Ниже мы приводим дословный пример текста вашего вступления.

«Уважаемый Иван Иванович!

Спасибо, что уделили мне 15 минут вашего времени.

Я хочу отчитаться за прошлую неделю и рассказать свои планы на следующую неделю.

Я хотел бы от вас получить рекомендации, пожелания и содействие. Предлагаю сделать это в формате конструктивного обсуждения.

Я ожидаю подтверждения моих действий и помощи в решении некоторых проблем.

Хочу обсудить с вами три вопроса:

 

• с кем и о чем я договорился на прошлой неделе;
• что и как я делал и с чем я сталкивался;
• с кем и что я планирую делать на следующей неделе.

 

Если вы согласны с повесткой нашей встречи, то позвольте мне начать».

Если бы вы во время чтения предлагаемого вступления включили секундомер, то у вас получилось бы не более 30 секунд. После этого у вас есть еще 14 минут 30 секунд, чтобы провести оставшееся время с вашим руководителем конструктивно.

Мы не призываем вас выучить этот текст наизусть и дословно его воспроизводить. Данным примером мы хотели продемонстрировать, как можно отработать ваше вступительное слово перед проведением встречи. Когда вы отработаете вступление, переходите к отработке следующих элементов. Так постепенно вы отработаете со своим непосредственным руководителем и доведете до совершенства навыки ведения конструктивных переговоров и сможете воспользоваться ими во время переговоров с клиентами.

Самостоятельная работа. Анализ ежедневного плана работ и совещание с руководителем по десяти вопросам

Мы предлагаем вам зафиксировать в рабочем календаре время, когда вы еженедельно анализируете свою проделанную работу, планируете следующую неделю и проводите регулярные совещания один на один со своим руководителем. Ни при каких обстоятельствах это время не меняется. Выделенное вами время вы тратите исключительно на анализ и планирование и ни на что не отвлекаетесь. Желательно оставить на это вторую половину пятницы или первую половину понедельника. У вашего непосредственного руководителя может быть свой рабочий график, поэтому может оказаться, что у вас не получится проводить с ним встречи в один из предложенных нами дней. Тогда вам предстоит подстроиться под календарь вашего руководителя.

Однако ваше собственное планирование и анализ проведенной работы все равно должны быть привязаны к неделям, которые всегда начинаются с понедельника. Даже если ваши регулярные встречи с руководителем проходят по четвергам, ничего страшного, если вы будете говорить с ним о прошлой неделе, а не о текущей. Для составления ваших еженедельных планов мы предлагаем вам пользоваться предложенным нами шаблоном 5-5-3 «Еженедельный план работы». А для регулярных встреч с руководителем рекомендуем применять описанный выше формат «Совещание с руководителем по десяти вопросам».

5-5-3. Еженедельный план работы