Планирование продаж и операционной деятельности компании

В 1987 году консалтинговая компания «Оливер Уайт» (Oliver Wight) ввела термин Sales and Operational Planning, или сокращенно S&OP. Дословно на русский это переводится так: план продаж и операционной деятельности компании (Orchestrating success, 1988). В настоящее время процесс планирования продаж и операций претерпел множество изменений, усовершенствовался и даже поменял название. Сейчас этот процесс принято называть Integrated Business Planning (IBP) — комплексное бизнес-планирование.

Содержание

1. Основные этапы планирования продаж
2. Пример планирования продаж
3. Регулярное прогнозирование продаж и цен
4. Шаблон прогноза продаж

Основные этапы планирования продаж

На тему планирования продаж и операций с использованием современных IT-технологий и программ можно написать не одну книгу. Здесь же мы ограничимся описанием основных этапов процесса и продемонстрируем его важность для бизнеса вашей компании.

Процесс планирования продаж и операций состоит из четырех основных шагов и одного завершающего этапа. После завершения одного цикла процесс повторяется сначала — несколько раз в год. Если процесс привязывают к месяцам, тогда он повторяется 12 раз в год. Визуально упрощенный вариант блок-схемы этого процесса выглядит как изображено в 4-1-1 «Планирование продаж и операций».

4-1-1. Планирование продаж и операций

• Прогноз продаж — анализ истории продаж и тенденций развития тех или иных продуктов.
• Планирование потребностей — анализ прогноза продаж, понимание источника поставок и анализ остатков.
• Планирование поставок — анализ плана потребностей с возможностями поставок. Планирование производства.
• Финансовая состыковка планов продаж и поставок — анализ плана поставок с финансовыми возможностями.
• Финал процесса — принятие решений о плане и начало реализации действий по его воплощению.
• Обратная связь — анализ всех действий. Корректирующие действия. Запуск нового цикла плана продаж и операций.

Этот процесс не является краткосрочным мероприятием. Планирование продаж делается не «на завтра», а ведется на достаточно долгосрочную перспективу. В зависимости от сложности вашего бизнеса планирование продаж следует делать на 3 или на 25 месяцев вперед. Те же сроки относятся и к последующим шагам процесса планирования продаж и операций.

Пример планирования продаж

Рассмотрим достаточно типичный пример. Представьте, что вы занимаетесь поставками и продажами новозеландской ягнятины. И вот ваш ключевой клиент говорит: «Я тут три новых ресторана на следующей неделе открываю и хочу, чтобы вы мне вместо 100 килограммов в неделю начали со следующей недели поставлять по 200 килограммов».

Вы, счастливый, прибегаете к себе в компанию и говорите всем, что ваш клиент со следующей недели собирается удвоить продажи. Но ваш начальник склада говорит, что у него нет дополнительного количества новозеландской ягнятины. Не беда, думаете вы и бежите к закупщикам. Вы им говорите, что надо СРОЧНО заказать дополнительную партию ягнятины из Новой Зеландии. Закупщик отвечает, что он, конечно, может заказать, но контейнер плывет несколько месяцев и к следующей неделе товар не приедет. Не беда, опять думаете вы и бежите к финансистам. Вы хотите получить разрешение на поставку самолетом. Финансисты говорят, что это можно сделать, но поставки самолетом в несколько раз дороже, чем морским контейнером. Ивам дают новую себестоимость продукции при поставках самолетом. Тут у вас наступает разочарование. Вы видите, что новая себестоимость выше цены, по которой вы продаете сейчас. Тогда вам следует пойти к клиенту и сообщить, что вы можете сделать поставки, но это будет дороже. Согласится ли клиент — большой вопрос.

Мы, конечно, очень упрощенно описали ситуацию. На самом деле все гораздо сложнее. А есть ли в Новой Зеландии дополнительное количество ягнятины? Может, барашки еще не выросли, а на складе в Новой Зеландии запасов нет? А есть ли в вашей компании финансовые ресурсы для незапланированной предоплаты новозеландским поставщикам? И так далее.

Просто на этом примере мы хотели показать, что у любой продукции есть плечо поставки и перечень ограничений по возможностям поставок. Однако если спланировать это заранее, то вам не надо будет из-за каждого нового запроса бегать по всем отделам компании. Вы делаете это вместе для всех клиентов сразу — и даете другим отделам время выполнить необходимые действия для обеспечения бесперебойных поставок с оптимальными ценами.

Можно, конечно, сказать, что у вас есть годовой план и надо все планировать в соответствии с ним. Да, это правильно. Годовой план никто не отменяет, ион должен быть выполнен. Но в настоящее время жизнь настолько быстро меняется, что в годовом плане невозможно все предвидеть. Именно поэтому и вводится процесс планирования продаж и операционной деятельности компании.

Регулярное прогнозирование продаж и цен

Для упрощения прогнозирования продаж и цен, безусловно, следует обратиться к специальной программе. Ее нужно выбрать на основании того, какое программное обеспечение использует ваша компания. Например, если вы используете 1С, то там есть два дополнительных справочника — «Направления планирования» и «Товарные группы для планирования». Содержание этих справочников выгружается в Microsoft Excel. Далее воспользуйтесь программой симулирования прогнозов продаж, и у вас автоматически рассчитается прогноз продаж на несколько лет вперед по календарным периодам. Причем прогнозирование можно делать по клиентам, и/или регионам, и/или в целом по компании. Кроме этого, прогнозирование можно делать по группам товаров и/или по отдельно взятым ассортиментным позициям. После этого данные загружаются обратно в 1С — и можно переходить ко второму шагу планирования продаж и операций.

Однако любая автоматизированная система прогнозирования в итоге является просто программой. А любая программа сделана на основании гипотез экстраполяции. Если у вас какая-то ассортиментная позиция заказывается всеми клиентами регулярно, то автоматизированное прогнозирование продаж делается достаточно точно и даже с учетом сезонности. Однако стоит какому-то из клиентов начать заказывать ассортиментную позицию не регулярно, например не еженедельно, а раз в две недели, программа или существенно завышает прогноз продаж, или совсем аннулирует его. Кроме того, никакая программа не знает ваших дальнейших планов и не может догадаться о том, что вы недавно заключили договор с новым клиентом или какой-то из существующих клиентов «завтра» перестанет с вами работать. Все, что происходит на рынке, знаете только вы. И только вы можете ввести корректировки своего плана продаж.

Шаблон прогноза продаж

В качестве образца прогнозирования мы сделали шаблон 4-1-2 «Шаблон прогноза продаж». В этой таблице первый столбец — ваша продукция или суммарно категория продукции. Второй столбец — описание данных в строках таблицы. Это могут быть объемы продаж и цены. Для каждого из этих параметров по три строки: фактические или прогнозируемые, бюджетные и данные прошлого прогноза. С третьего столбца начинаются периоды вашего финансового календаря: 1, 2...

Наш образец основан на предположении, что сейчас третий период бизнес-календаря. Поэтому в первом, втором и третьем периодах вы видите ваши ранее предоставленные прогнозы, бюджеты и фактические данные. Это ваша история, и данные носят исключительно информационный характер. Начиная с четвертого периода, вы можете делать корректировки объемов и цен (поля, отмеченные белым цветом).

Данный шаблон прогнозирования продаж и цен сделан без привязки к клиентам, территориям или каналам рынка сбыта. Программа симулирования продаж может добавить такую детализацию. Например, данные проставляются по территориям, каналам рынка сбыта, клиентам, категориям продукции и ассортиментным позициям. Причем очередность этой детализации определяется вами и может быть изменена.

4-1-2. Шаблон прогноза продаж

Таблица прогнозирования