Планирование рабочего времени для КАМ-менеджеров
При оценке планирования рабочего времени мы решили сразу начать с самостоятельной работы. Ведь только самостоятельно оценив свои временные затраты, вы поймете на что тратите свое рабочее время.
Самостоятельная работа. Самооценка использования рабочего времени
Мы предлагаем вам заполнить прилагаемый шаблон 5-1-1 «Планирование рабочего времени». Постарайтесь вспомнить поминутно, что вы делаете в свой обычный рабочий день. В каждой строчке этого шаблона напротив вида деятельности напишите время, которое вы на это потратили. Ну, например: чай, кофе, перекур — 0,5 часа/день, внутрикорпоративные совещания — 1 час/день. Личные разговоры по телефону отнесите к чаю-кофе-перекурам. Служебные телефонные разговоры разделите по тематике в зависимости от приведенного в пунктах описания. Служебные телефонные разговоры в машине не нужно дублировать в переездах.
Не путайте коммерческое предложение с прайс-листом. В перечне вопросов это два разных пункта: 11 и12. И последний комментарий: время приезда на работу и обратно не учитывается. После того как вы проставите время, перепроверьте себя, чтобы у вас в сумме получилось 8-10 часов.
5-1-1. Планирование рабочего времени
Заполняется столбец «Время» (часов в день)
Таблица для заполнения расходования рабочего времени
Таблица расчета эффективности использования рабочего времени
Глобально все пункты из этого шаблона можно разделить на две группы:
- Первая группа — пункты 1-8 — внутрикорпоративная работа и личное время.
- Вторая группа — пункты 9-15 — время, проведенное непосредственно с клиентами.
Как распределилось ваше рабочее время
Теперь мы попробуем продемонстрировать наши телепатические способности и увидеть, что у вас получилось. Мы предполагаем, что на первую группу вопросов (внутрикорпоративная работа) у вас ушло не менее 6-6,5 часа времени, а на вторую группу вопросов (время с клиентами) — не более 3,5-4 часов.
Что же получается? Ваша основная функция — это проводить время с клиентами, а по факту вы на это тратите не более 40 % времени. Основой вашего успеха и продаж является то, сколько времени вы проводите с клиентами. Если вы увеличите это время, то и ваша результативность будет выше. Конечно, мы понимаем, что нельзя сократить время на внутрикорпоративную работу до нуля. Но однозначно имеет смысл кардинально поменять это соотношение: менее 4 часов — на внутрикорпоративную работу и более 6 часов — на встречи и переговоры с клиентами.
Пять основных причин неверного распределения рабочего времени
Главное, что надо сделать, — это исключить из своей работы «украденное время». На английском языке это называется Time Robber. Термин ввела американская компания Franklin Quest (10 Natural Laws of Successful Time and Life Management, 2008). Она также определила пять основных причин украденного времени:
- Кто-то или что-то прерывает вас и отвлекает от того дела, которое вы делаете.
- Отсрочка на завтра того, что нужно сделать сегодня.
- Неправильная расстановка приоритетов.
- Плохое планирование.
- Ожидание ответов (от других сотрудников вашей компании или от клиентов).
Если вам удастся вернуть украденное время, то вы однозначно повысите свою эффективность в полтора раза, сможете проводить с клиентами не менее 6 часов вдень и это создаст вам платформу для стопроцентной эффективности продаж.
