Проектная группа: состав, роли участников, устав, проведение совещаний
Конечно, в вашей компании могут работать такие бизнес-гении, как Стив Джобс или Генри Форд, которые самостоятельно и единолично могут прописать детальный план и указать путь, по которому следует двигаться вашей компании для успешного развития бизнеса. Мы считаем, что более реалистичной и конструктивной является проработка плана реализации возможностей развития в рамках проектной группы.
Содержание
- Состав и роли участников проектной группы
- Структура устава проекта
- Совещания в рамках проектной группы
Состав и роли участников проектной группы
В состав такой проектной группы должны входить представители разных отделов компании. Каждый из них в отдельности является узким специалистом по определенным вопросам. Собрав этих специалистов за одним столом, вы получаете сильнейший мозговой центр, который даже не снился Стиву Джобсу и Генри Форду.
Для того чтобы организовать такую проектную группу, требуется спонсор. Им может быть ваш директор по продажам или генеральный директор.
Главное, что должен сделать спонсор, — это принять волевое решение о целесообразности привлечения тех или иных сотрудников вашей компании в проектную группу. Дело в том, что участники проектной группы по-прежнему должны будут выполнять свои основные функциональные обязанности. Из-за работы проектной группы не должна пострадать текущая операционная деятельность компании. Однако и у самого спонсора есть ежедневные функциональные обязанности. Поэтому у такого проекта должен быть инициатор, который в дальнейшем, как правило, становится руководителем проектной группы. Это означает, что в рамках работы проектной группы все участники выполняют поручения ее руководителя и подчиняются ему.
Инициатором сбора проектной группы по дальнейшему развитию продаж является менеджер по работе с ключевыми клиентами. Инициатор начинает с того, что описывает перечень вопросов, которые надо решить для воплощения задачи по развитию продаж. Это, собственно, те задачи, которые будут стоять перед участниками проектной группы. Такого рода документ в иностранных компаниях называется Project Charter (с английского — «устав проекта»).
Структура устава проекта
Теперь о том, что должен содержать этот документ. Само собой, проекту надо присвоить название и определить предполагаемые сроки завершения работы проектной группы. В зависимости от сложности выполняемой задачи продолжительность ее работы может быть от одного месяца до одного года. Как мы уже писали, участники проектной группы по-прежнему будут выполнять свои текущие должностные обязанности, так что они могут выделить лишь ограниченное количество своего времени на выполнение работ в рамках проекта. Именно по этой причине работа проектной группы растянута по времени и объективно не может быть выполнена за короткий срок.
Устав проекта имеет следующую структуру:
- Краткое описание текущего состояния.
- Цель и назначение проекта.
- Методология решения и критические точки.
- Ожидания от внедрения проекта.
- Состав проектной группы.
Краткое описание текущего состояния. Здесь тезисно описываются существующие возможности дополнительных продаж и причины, почему они не могут быть реализованы в рамках текущей работы компании. Например: 25% всего объема рынка потребления в вашей категории продукции приходится на подкатегорию Х. В настоящее время ваша компания не производит и не продает клиентам никакого ассортимента из подкатегории X. Тем самым ваша компания упускает возможность завоевания доли рынка по всей категории вашей продукции.
Цель и назначение проекта. Описываются задачи, которые нужно выполнить для принятия решения по реализации проекта. Например, для подкатегории продукции X требуется: согласовать спецификацию с клиентами и с производственными мощностями; изучить возможность установки на производстве дополнительного оборудования; оценить окупаемость инвестиций в новое производственное оборудование; определить позиционирование; оценить потенциал продаж выручки и прибыли компании и т. д.
Методология решения и критические точки. Здесь приводится перечень вопросов, которые участникам проектной группы надо проработать, и критерии проверки эффективности дальнейшего внедрения проекта. Например: спецификация продукции подкатегории X удовлетворяет клиентов на 95%; существующие ресурсы производства (вода, газ, электроэнергия и т. д.) позволяют установить дополнительное оборудование; окупаемость инвестиции в новое оборудование — не более 5 лет; позиционирование подкатегории Х должно быть продающим и т. д.
Ожидания от внедрения проекта. Планируемые результаты в случае внедрения результатов работы проектной группы. Например: дополнительная годовая выручка компании — Х миллионов рублей; дополнительная доля рынка — Y%; рентабельность — не ниже Z %.
Состав проектной группы. Поименный список сотрудников, которых целесообразно привлечь к работе над проектом. Например: Иванов— специалист по производственным линиям; Петров— финансовый аналитик; Сидоров — маркетолог; Сергеев — специалист отдела закупок оборудования; Кузнецов— специалист отдела качества; Соколов — технолог; Попов — проектировщик; Лебедев — специалист отдела кадров.
Далее инициатор согласовывает устав проекта со спонсором и получает зеленый свет для начала работы проектной группы.
Совещания в рамках проектной группы
После этого со всеми участниками можно организовать первое совещание Kick Off — старт проекта. На этом совещании участникам следует рассказать, зачем их собрали вместе и какая задача перед ними стоит. Далее здесь же требуется составить детальный календарь работы проектной группы. Дело в том, что руководители проекта могут не предвидеть зависимость выполнения того или иного этапа работы от другого. Эта зависимость в итоге определяет последовательность действий с обязательной привязкой к срокам их выполнения.
После стартового совещания участники расходятся и самостоятельно выполняют задачи, которые в рамках проектной группы перед ними поставлены. Для выполнения этих задач они самостоятельно (один на один) могут решать определенные вопросы с другими участниками проектной группы. Результатом их работы является выпуск письменного документа. Он описывает решение поставленной перед ними задачи и/или расчеты. Окончательно сформированный документ определенного этапа проектной группы предлагается вниманию всех ее участников. Такую коммуникацию можно осуществлять по электронной почте или через буфер обмена на сервере компании. Если по распространенному документу у кого-то из участников проектной группы появятся вопросы, то он может их сформулировать в формате «один на один» автору документа.
Если вопросы сложные, то, возможно, потребуется провести отдельное совещание по конкретному этапу выполнения работы проекта.
Поскольку работа в формате проектной группы растянута по времени, обязательным ее элементом является проведение регулярных еженедельных совещаний. Основное назначение такого рода совещаний — убедиться, что все запланированные работы выполняются на должном уровне качества и в рамках запланированных сроков. Вторая цель таких еженедельных совещаний — это обсуждение тупиковых вопросов. Третья цель — мозговые штурмы по вопросам, которые каждый отдельно взятый участник проектной группы по тем или иным причинам не может решить самостоятельно. Чтобы такие совещания проходили эффективно и продуктивно, их требуется проводить в определенном формате и вести протокол.
Повестка еженедельного совещания проектной группы выглядит так:
- Результаты выполнения решений прошлого совещания.
- Проверка выполнения календаря проекта.
- Решения нового совещания.
По всем этим пунктам следует избегать дискуссий. Совещание должно проводиться исключительно для ответа на вопрос: сделано или не сделано? Если сделано, нужно убедиться, что качество выполненного этапа работы удовлетворяет всех участников. Если ответ «да», то можно двигаться дальше. В случае ответа «нет» потребуется сделать корректировку этого недоделанного этапа. Причем суть корректировки следует обсуждать вне рамок еженедельного совещания.
Если такая ситуация возникает, то решением еженедельного совещания может быть, например, проведение отдельного совещания по определенному вопросу в ограниченном составе участников проектной группы. Если в процессе совещания выявляются факторы, мешающие выполнению той или иной работы, то определяют требуемые действия для устранения этих факторов. Назначают ответственных за их исполнение и определяют сроки устранения препятствий. Все это также заносится в протокол совещания.
Новое совещание всегда начинается с рассмотрения решений прошлого совещания. Если по тем или иным причинам определенные этапы работ не выполняются в запланированный срок, то прямо на совещании может быть откорректирован дальнейший календарь выполнения работ проектной группы. Образец календаря проекта и протокола совещания вы можете найти в 4-5-1 «Календарь работы проектной группы».
По окончании работы проектной группы составляется единый документ результатов работы. Этот документ презентуют спонсору проекта, руководителю организации и учредителям компании. В случае его утверждения можно будет приступать к реализации проекта.
4-5-1. Календарь работы проектной группы
План-календарь
Протокол еженедельного совещания проектной группы
