Визуализация коммерческого предложения

Бизнес-школа Вартон (Wharton Business School) провела ряд исследований восприятия информации. В соответствии сними информация, выраженная словами, воспринимается только на 20%. Словесная информация, подкрепленная визуальными материалами, воспринимается на 40%. А словесная информация, подкрепленная визуальными материалами и какими-то действиями, воспринимается на 80 %. А как сделать так, чтобы информация воспринималась на 100 %, бизнес-школа не определила.

Поэтому нужно серьезно подумать: что вам еще нужно для презентации вашего коммерческого предложения? Чем будет подкрепляться ваша словесная информация? Как минимум коммерческое предложение должно иметь визуальные материалы, как максимум — сопровождаться вашими действиями.

Для того чтобы с этим определиться, в первую очередь подумайте о том, кто вас будет слушать. Для спонтанных и креативных клиентов нужны креативные картинки, а не графики или цифры. Для тех, кто предпочитает мир и гармонию, нужны вызывающие доверие визуальные материалы с изображением людей. Для очень сфокусированных клиентов все надо уместить на одной странице: факты, цифры и результат. Для тех, кто долго думает, задает много вопросов, нужна детализация с таблицами, цифрами, фактами и доказательствами, с тонной прочей информации. При этом, конечно, визуальные материалы должны коррелировать с содержанием вашего коммерческого предложения.

После того как вы подумали о типаже своего клиента, представьте себе помещение, в котором вы собираетесь делать ваше коммерческое предложение. Вы будете стоять или сидеть? Сколько человек будет присутствовать со стороны клиента? Ваш клиент должен видеть визуальные материалы. Подумайте о том, каким техническим оборудованием вы будете располагать. Возможно, это компьютер, проектор, доска для записей. Если во время презентации коммерческого предложения вы планируете использовать технические устройства, они могут внезапно сломаться. У вас должен быть план Б, который вы сможете воплотить в жизнь без этих устройств.

Очень важна очередность представления визуальных материалов. Например, у вас есть письменное коммерческое предложение. Не нужно его давать клиенту раньше, чем вы договорите до конца. То же и с каталогом вашей продукции. Если вы дадите каталог клиенту до окончания вашего выступления, тот будет листать его, вместо того чтобы вас слушать.

Когда вы будете определять перечень визуальных материалов, подумайте о том, каковы ожидания вашего клиента и как он в принципе относится к нестандартным вещам. Постарайтесь предвидеть реакцию клиента на демонстрируемые вами визуальные материалы. Если нестандартный подход им приветствуется, подумайте о креативе. Но при этом не перестарайтесь с визуализацией своего коммерческого предложения. Иначе это может вам навредить, и вы получите негативный эффект.

Теперь о том, как представлять ваши визуальные материалы. Одна из самых больших ошибок заключается в том, чтобы читать клиенту написанное в ваших визуальных материалах. Еще хуже, если при этом вы повернетесь к клиенту затылком или даже спиной. Это моментально повлечет за собой потерю визуального контакта. Прочитать клиент может и сам. А раз уж вы находитесь перед ним, он хочет слушать вас, а не читать самостоятельно или смотреть вам в затылок. Самые идеальные визуальные материалы — это такие, на которых нет ни одного слова. Там есть только картинки, фотографии или графики. Авы сопровождаете эту визуализацию своими словами. Вы не должны становиться заложником визуальных материалов. Они являются вспомогательными средствами для усиления вашего коммерческого предложения.

Ниже приведены 10 правил использования визуальных материалов:

1. Самый главный визуальный материал — это вы сами: ваш внешний вид и поведение. Внешний вид — это ваша прическа, одежда и опрятность. Поведение — это доброжелательность, жесты и движения.
2. Лучше меньше, да лучше. У любого визуального материала должен быть смысл. Он должен соответствовать вашим целям и задачам. Если вы будете перебарщивать с материалами, есть риск отклониться от темы и потерять контроль над клиентом.
3. Одна мысль на один визуальный материал. Если вы что-то демонстрируете, не надо перегружать и усложнять восприятие.
4. Размеры шрифта. Размер букв, которые вы используете, должен быть прост для чтения и, конечно, зависит от расстояния. Для формата Power Point — шрифт не менее 20. Для текстового документа — шрифт не менее 12.
5. Использование цветов. В ваших визуальных материалах рекомендуется использовать не более трех цветов. Исключение могут составлять фотографии или рисунки. Некоторые цвета не очень хорошо сочетаются друг с другом. Например, размещенные рядом зеленый и красный воспринимаются плохо. Между ними лучше поместить желтый. Красный следует использовать, если вы хотите, чтобы на материал обратили особое внимание. Важно сочетание цвета и назначения. Например, применение черного цвета в качестве текста шрифта — абсолютно нормально. Однако черный цвет в графике или рамке воспринимается негативно. Это мрачно и может вызвать ассоциацию с трауром. Зеленый цвет — наоборот. Зеленый текст не воспринимается, но зато в графике он ассоциируется с чем-то позитивным, растущим и приятным.
6. Текст в визуальных материалах. Любая книга не менее чем на 80% состоит из текста. И это абсолютно нормально. А для визуальных материалов во время вашего выступления чем меньше текста — тем лучше. Когда вы используете текст, излагайте мысли тезисами. Ну, например, вместо того чтобы написать: «Ниже приведен график, изображающий рост продаж во времени. Объемы продаж указаны в тоннах. В качестве временного отрезка взят период, начинающийся в2010 году и заканчивающийся в2019 году» напишите коротко: «Продажи в тоннах, 2010-2019».
7. Правило 5 х 6. В текстовом визуальном материале должно быть не более пяти строк, а в каждой строке не более шести слов.
8. Графики полностью должны заменить таблицы. Графики воспринимаются гораздо лучше и проще, чем строки и столбцы с цифрами. Даже ученые, чтобы разобраться с сотнями и тысячами цифр, всегда делают графики.
9. Редакторская правка. Рекомендуется сначала подготовить все визуальные материалы, а потом на них последовательно посмотреть. Если вы заметите, что какой-то из материалов требует изменений, то отложите его и досмотрите все до конца. Потом вернитесь и сделайте исправления. Когда исправите, то снова по очереди на них посмотрите. Такой подход позволит вам оценить материалы глазами клиента.
10. Сделайте записи для себя. Не нужно на визуальных материалах писать то, что вы хотите сказать. Но при этом надо знать, что вы будете говорить во время встречи с клиентом. Выберите сами для себя тот способ, который вам наиболее удобен. Кто-то пишет текст на маленьких листочках бумаги. Кому-то удобнее пользоваться комментариями в полях заметок в Power Point. Ну а кто-то записывает все постулаты своего выступления на одном листе формата А4.